HR afternoon tea
2019-11-29 閱讀次數(shù): 3310
把一個(gè)基本不懂業(yè)務(wù)的新手培養(yǎng)為熟手的過(guò)程,包括:熟悉情況、交代簡(jiǎn)單工作任務(wù)、對(duì)照職位說(shuō)明書、工作方式、流程規(guī)范、常犯差錯(cuò)、提高方法、專員的目標(biāo)。
什么叫上手?
當(dāng)人力資源部出現(xiàn)職位空缺,比如需要人力資源專員,可通過(guò)內(nèi)外部招聘進(jìn)行補(bǔ)員,使人員盡早到位。
我們把實(shí)習(xí)生、應(yīng)屆生、相關(guān)工作經(jīng)驗(yàn)少于一年的新員工,統(tǒng)稱為HR新手;考勤員、人事助理、招聘專員等,統(tǒng)稱為人力資源專員。
人力資源部現(xiàn)有的副經(jīng)理、主管、專員(熟手),都有自己的職責(zé),能夠得心應(yīng)手地處理業(yè)務(wù),獨(dú)當(dāng)一面?,F(xiàn)在,來(lái)了個(gè)新手,作為人力資源部經(jīng)理(有時(shí)由直接主管考慮) 應(yīng)該如何安排新手的工作呢?把一個(gè)基本不懂業(yè)務(wù)的新手培養(yǎng)成熟手的過(guò)程,叫上手。
上手1:
熟悉情況
新員工報(bào)到入職當(dāng)天,先由人力資源部按照正常流程辦理入職手續(xù)。
可能包括▼
提交核對(duì)身份證、相關(guān)證件,簽訂勞動(dòng)合同,領(lǐng)取門禁卡(飯卡)、員工牌,開通公司郵箱、辦公系統(tǒng)OA 賬號(hào),辦理工資卡,發(fā)放員工手冊(cè)、電腦、必要的辦公用品等。可通過(guò)郵箱發(fā)放通訊錄,請(qǐng)新員工去OA 下載并自學(xué)公司規(guī)章制度、財(cái)務(wù)報(bào)銷流程等,還可以直接把職位說(shuō)明書發(fā)給他。
然后,人力資源部經(jīng)理(或直接主管)找新員工談話。除了表示歡迎,還要交代他盡快熟悉情況,包括公司、本部門、本崗位的情況。
熟悉情況包含以下幾種意思▼
第一種意思,熟悉辦公環(huán)境。包括吃飯的地方(自辦食堂,外包的餐廳,周邊的小餐館,外賣等)在哪里,洗手間在哪里,打印機(jī)在哪里,開水房(飲水機(jī))在哪里,自己的工位在哪里,其他辦公室的布局等。
第二種意思,熟悉人頭。一是了解組織架構(gòu),二是看通訊錄,三是對(duì)照通訊錄上的人名,通過(guò)電話、郵件、QQ 等在工作接觸中與其熟悉起來(lái),能盡快將名字與他的信息(部門,職務(wù),工作范圍)、長(zhǎng)相等對(duì)應(yīng)起來(lái)。
第三種意思,熟悉公司規(guī)章制度。包括上下班時(shí)間,遲到早退的扣罰,打卡考勤的規(guī)定,請(qǐng)假規(guī)定等。第四種意思,熟悉工作情況。一是前任移交的工作,包括資料、流程的熟悉;二是本崗位的職責(zé),匯報(bào)關(guān)系;三是工作周報(bào)、月報(bào)的交代。
規(guī)范的離職移交,應(yīng)該有待辦事項(xiàng);或者直接主管從現(xiàn)有工作中剝離、羅列的事項(xiàng)。這些事項(xiàng),一般都是具體的任務(wù),對(duì)熟手來(lái)說(shuō)不難,但對(duì)新手來(lái)說(shuō),這些待辦事項(xiàng)、羅列事項(xiàng),正是入門的開篇,也是試用期、實(shí)習(xí)期的基本考驗(yàn)。
一般來(lái)說(shuō),談話結(jié)束后,在一周內(nèi),HR 新手就應(yīng)去OA 下載各種制度文件,在短時(shí)間內(nèi),對(duì)公司、部門的情況有個(gè)大致的了解。
上手2:
簡(jiǎn)單工作任務(wù)
這時(shí),新手會(huì)在直接主管的指導(dǎo)、監(jiān)督下,開始對(duì)照遺留的待辦事項(xiàng),或新羅列的工作事項(xiàng),逐條去嘗試完成。
直接主管最有可能先向新手下達(dá)簡(jiǎn)單的工作任務(wù)。這些任務(wù)會(huì)是什么呢?
可能包括▼
社保辦理、公積金辦理、考勤統(tǒng)計(jì)、人才網(wǎng)站招聘職位日刷新、電話郵件通知面試、面試接待(收發(fā)應(yīng)聘登記表,引導(dǎo),倒茶水,發(fā)公司宣傳資料等)、檔案整理、通訊錄更新、勞動(dòng)合同簽訂、培訓(xùn)課程組織電話郵件通知、培訓(xùn)現(xiàn)場(chǎng)協(xié)助(準(zhǔn)備茶水、白板、水筆、音控設(shè)備、投影儀、開門鑰匙,組織簽到,發(fā)餐券等)、招聘現(xiàn)場(chǎng)協(xié)助(拿易拉寶,在展位擺攤收簡(jiǎn)歷,旁聽)、維護(hù)人員信息庫(kù)。
面對(duì)這些任務(wù),積極、上進(jìn)、肯干的新手,會(huì)忙得不亦樂(lè)乎,并在與同事接觸的過(guò)程中相互熟悉起來(lái);而消極、不上進(jìn)、混日子的新手,會(huì)忙得暈頭轉(zhuǎn)向、沒(méi)有方寸,并心生抱怨。
上手3:
對(duì)照職位說(shuō)明書
這時(shí)候,我們?nèi)绻研率值穆毼徽f(shuō)明書拿出來(lái)對(duì)照,會(huì)發(fā)現(xiàn):這些瑣碎具體的事項(xiàng),在職位說(shuō)明書里,被歸納得很簡(jiǎn)單。而實(shí)際展開后,對(duì)新手來(lái)說(shuō),一個(gè)職責(zé),卻對(duì)應(yīng)著不少具體的需花時(shí)間、耗精力的工作任務(wù)。
職位說(shuō)明書由不少信息模塊組成。其中,一個(gè)信息模塊叫職能設(shè)置,一般只有一句話:通過(guò)……做……用以達(dá)到……(目的)。另有一個(gè)模塊叫工作職責(zé),一般列出5~8 條。每一個(gè)職責(zé)都是由“動(dòng)詞+賓語(yǔ)”組成的。如:①辦理保險(xiǎn)、公積金;②協(xié)助招聘;③協(xié)助、參與培訓(xùn)實(shí)施;④辦理勞動(dòng)合同簽訂;⑤統(tǒng)計(jì)考勤數(shù)據(jù);⑥維護(hù)人員信息庫(kù);⑦完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他臨時(shí)任務(wù)。
同時(shí),在每個(gè)提煉出來(lái)的動(dòng)賓結(jié)構(gòu)后面,有具體的事項(xiàng),如:辦理社保、公積金:根據(jù)人事月報(bào)的人員進(jìn)出情況,及時(shí)、準(zhǔn)確地辦理員工的社保及公積金繳納、停繳、調(diào)整,確保員工的合法權(quán)益。
這時(shí),動(dòng)詞“辦理”“協(xié)助”“參與”“維護(hù)”等,就體現(xiàn)了人力資源專員(助理) 的職位層級(jí)和工作含金量。因?yàn)?,在人力資源主管的職位說(shuō)明書中,描述其工作職責(zé)的動(dòng)詞,更多是:編制、擬定、審核、分析等;而人力資源部經(jīng)理(副經(jīng)理)的職位說(shuō)明書中,描述其工作職責(zé)的動(dòng)詞,更多是:審核、協(xié)調(diào)、監(jiān)督、指導(dǎo)、規(guī)劃等。
上手4:
工作方式
這時(shí),人力資源專員的工作,更多是現(xiàn)場(chǎng)處理。這里所說(shuō)的“現(xiàn)場(chǎng)”,可能是人力資源與社會(huì)保障局的辦事窗口;可能是社保中心、公積金中心的辦事大廳(現(xiàn)在網(wǎng)上也可以申報(bào),拿著材料去蓋章);可能是人才市場(chǎng)攤位,高校的招聘會(huì)、宣講會(huì),公司內(nèi)部的會(huì)議室、接待室;可能是公司內(nèi)部的培訓(xùn)教室,外租的酒店會(huì)議室;還可能是前臺(tái)(導(dǎo)出門禁打卡數(shù)據(jù),記錄遲到、早退情況)。
人力資源專員的工作,還包括通過(guò)電話、郵件、QQ 等,完成各類通知、聯(lián)系(聯(lián)系制作橫幅等)。
在工作中,主要涉及的辦公軟件、硬件有:Word ,因?yàn)橐獙懨麊?、發(fā)通知、填簽到表;打印機(jī)、復(fù)印機(jī),應(yīng)能熟練使用;Excel ,用于簡(jiǎn)單的計(jì)算,主要是簡(jiǎn)單統(tǒng)計(jì);PPT ,使用較少,用于與培訓(xùn)、招聘相關(guān)的簡(jiǎn)單的字、圖的制作與展示。
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